Yıllık izin, mazeret izni ve ücretsiz izin için kopyalanabilir dilekçe ve e-posta örnekleri; izin öncesi devir notu ve otomatik yanıt metni. Haklar için resmî kaynak yönlendirmesiyle.
İzin dilekçesi; tarih, işyerinin unvanı, adınız ve göreviniz, istediğiniz izin türü, iznin başlangıç ve bitiş tarihleri ile işe dönüş gününüz, gerekiyorsa kısa bir gerekçe ve imzanızdan oluşan kısa bir yazıdır. Pek çok şirkette izin artık insan kaynakları yazılımı ya da hazır bir form üzerinden istenir; dilekçe, böyle bir sistem yoksa veya işyeri yazılı dilekçe istiyorsa gerekir. Aşağıda yıllık izin, mazeret izni ve ücretsiz izin için kopyalanabilir örnekler, e-postayla izin talebi şablonu ve izne çıkmadan önce hazırlayacağınız devir notu ile otomatik yanıt metinlerini bulacaksınız. İzin süreleri ve haklar için yalnızca ilgili kanun maddelerine yönlendiriyoruz; bu kurallar değişebileceği için her zaman güncel metni kontrol edin.
İzin dilekçesinde bulunması gerekenler
- Tarih: Dilekçeyi verdiğiniz gün.
- Muhatap: İşyerinin unvanı ve ilgili birim (“........ A.Ş. İnsan Kaynakları Müdürlüğüne”) ya da bağlı olduğunuz yönetici.
- Kimlik ve görev bilgisi: Adınız soyadınız, biriminiz ve unvanınız; şirket istiyorsa sicil numaranız.
- İzin türü: Yıllık ücretli izin, mazeret izni veya ücretsiz izin.
- Tarihler: İznin başlangıç ve bitiş günü ile işe dönüş tarihi. Dönüş tarihini ayrıca yazmak, hafta sonu ve tatil günlerinden kaynaklanan karışıklığı önler.
- Gerekçe ve belge (gerekiyorsa): Mazeret izninde olayı kısaca belirtin; işveren belge isteyebilir.
- İletişim ve vekil bilgisi: İzin süresince acil durumlarda kime başvurulacağı.
- Ad soyad ve imza.
Yıllık iznin hangi tarihlerde kullanılacağı uygulamada genellikle işverenin onayına bağlıdır. Bu yüzden talebinizi mümkün olduğunca erken iletin, yoğun dönemleri göz önünde bulundurun ve onay almadan bilet ya da rezervasyon gibi geri dönüşü zor planlar yapmayın. Onayı yazılı (imzalı form, sistem kaydı veya e-posta) almak ve bir kopyasını saklamak, ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda işinize yarar.
Yıllık izin dilekçesi örnekleri
İş Kanunu kapsamındaki işçiler için yıllık ücretli izin hakkı ve izin süreleri 4857 sayılı İş Kanunu’nun 53. maddesinde, iznin bölünerek kullanılması 56. maddesinde, izni işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek olanların yol izni ise 57. maddesinde düzenlenmiştir. Kanunun güncel metnine mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz. İş sözleşmeniz veya toplu iş sözleşmesi daha lehe hükümler içerebilir; bunları da kontrol edin.
1. Tek parça yıllık izin
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
Şirketinizin ........ biriminde ........ olarak çalışmaktayım. Hak kazandığım yıllık ücretli iznimin ../../.... – ../../.... tarihleri arasında kullandırılmasını rica ederim. ../../.... tarihinde işbaşı yapacağım.
İznim süresince acil konularda ekip arkadaşım ........ (dahili: ....) ile iletişime geçilebilir.
Gereğini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
İzninizi başka bir şehirde geçirecekseniz son paragraftan önce şu cümleyi ekleyebilirsiniz: “İznimi ........ ilinde geçireceğimden, İş Kanunu’nun 57. maddesi kapsamında yol izni verilmesini de rica ederim.” Yol izninin koşullarını kanun metninden kontrol edin.
2. Bölünmüş yıllık izin
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
Şirketinizde ........ olarak çalışmaktayım. Hak kazandığım yıllık ücretli iznimi, İş Kanunu’nun 56. maddesi çerçevesinde ve tarafınızın onayıyla iki bölüm hâlinde kullanmak istiyorum:
1. bölüm: ../../.... – ../../.... (işbaşı: ../../....)
2. bölüm: ../../.... – ../../.... (işbaşı: ../../....)
Talebimin değerlendirilmesini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
Yıllık izin, kanunda belirtilen koşullar içinde tarafların anlaşmasıyla bölünebilir. Bölümlerin uzunluğuna dair kuralı güncel kanun metninden kontrol edip talebinizi buna göre planlayın.
Mazeret izni dilekçesi örnekleri
İş Kanunu’nun Ek 2. maddesi; evlenme, evlat edinme, birinci derece yakınların ölümü ve eşin doğum yapması gibi durumlarda işçiye ücretli izin verilmesini düzenler. Gün sayıları zaman içinde değişebildiği için burada süre belirtmiyoruz; güncel süreleri kanun metninden ve şirketinizin izin politikasından öğrenin. İşveren, izne dayanak olan olayı gösteren bir belge (örneğin evlilik cüzdanı, ölüm veya doğum belgesi) isteyebilir.
3. Evlilik izni
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
../../.... tarihinde evleneceğim. İş Kanunu’nun Ek 2. maddesi kapsamındaki ücretli mazeret iznimin ../../.... tarihinden itibaren kullandırılmasını rica ederim. Evlilik belgemi nikâhtan sonra insan kaynakları birimine ileteceğim.
Gereğini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
4. Vefat izni
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
../../.... tarihinde ........ (yakınlık derecesi ve ad soyad) vefat etmiştir. Bu nedenle İş Kanunu’nun Ek 2. maddesi kapsamındaki ücretli mazeret iznimin ../../.... tarihinden itibaren kullandırılmasını rica ederim.
Gereğini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
Ani durumlarda önce yöneticinizi telefonla ya da mesajla bilgilendirin; dilekçeyi ve gerekiyorsa belgeyi işe döndüğünüzde ya da e-postayla iletebilirsiniz. Böyle zamanlarda resmî dil yerine kısa ve sade bir bildirim yeterlidir.
5. Eşin doğum yapması nedeniyle izin
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
Eşimin ../../.... tarihinde doğum yapması nedeniyle İş Kanunu’nun Ek 2. maddesi kapsamındaki ücretli mazeret iznimin ../../.... tarihinden itibaren kullandırılmasını rica ederim. Doğum belgesini ekte sunuyorum.
Gereğini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
Ücretsiz izin talebi örneği
Ücretsiz izin, çoğu durumda işveren ile çalışanın anlaşmasına bağlıdır. Kanunda belirli durumlar için ayrıca düzenlenmiş ücretsiz izin hakları da vardır; örneğin doğum sonrası ücretsiz izin İş Kanunu’nun 74. maddesinde yer alır. Ücretsiz izin dönemlerinin sigorta primleri ve hizmet süresi açısından sonuçları olabileceğini unutmayın; ayrıntılar için sgk.gov.tr üzerinden bilgi alın.
6. Ücretsiz izin talebi
........ A.Ş.
İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
Şirketinizde ........ olarak çalışmaktayım. ........ nedeniyle ../../.... – ../../.... tarihleri arasında ücretsiz izin kullanmak istiyorum. ../../.... tarihinde işbaşı yapacağım.
İzin öncesinde sorumluluğumdaki işleri ekip arkadaşım ........ ile birlikte planlayarak devredeceğim. Talebimin değerlendirilmesini arz ederim.
Tarih: ../../....
Ad Soyad:
İmza:
Gerekçeyi ayrıntılı anlatmak zorunda değilsiniz; “ailevi nedenler”, “eğitim programı” veya “sağlık nedenleri” gibi kısa bir ifade yeterlidir. Talebin onaylanıp onaylanmadığını ve onaylanan tarihleri mutlaka yazılı olarak alın.
E-posta ile izin talebi
Şirketiniz izin taleplerini e-postayla kabul ediyorsa kısa ve net bir metin yeterlidir. Konu satırına izin türünü, tarihleri ve adınızı yazın.
Konu: Yıllık İzin Talebi – 14-25 Temmuz – Selin Ergün
Merhaba Murat Bey,
14-25 Temmuz tarihleri arasında yıllık iznimi kullanmak istiyorum; 28 Temmuz’da işbaşı yapacağım. Bu tarihlerde teslim edilecek iki raporu izinden önce tamamlayacağım. Acil konular için Burak Bey’e devir notu hazırlayacağım.
Uygun görürseniz onayınızı rica ederim.
Selin Ergün
Satın Alma Uzmanı
İzin öncesi devir notu ve otomatik yanıt
Devir notu şablonu
İzne çıkmadan bir iki gün önce, işlerinizi geçici olarak üstlenecek kişiye kısa bir not bırakın:
- İzin tarihleri ve dönüş günü: 14-25 Temmuz; dönüş 28 Temmuz.
- Devam eden işler: Her işin adı, son durumu ve bir sonraki adımı. “Tedarikçi A ile fiyat görüşmesi: teklif bekleniyor, 18 Temmuz’da takip e-postası gönderilecek.”
- Bu dönemde gelebilecek talepler: Kimden ne gelebilir, nasıl cevaplanmalı?
- Dosyaların yeri: Paylaşılan klasörün yolu veya sistemdeki kaydın adı.
- Acil durum: Hangi durumda size ulaşılabileceği ve nasıl.
Şifrelerinizi devir notuna yazmayın. Bir sisteme erişim gerekiyorsa bilgi işlem biriminden geçici yetki tanımlanmasını isteyin.
Otomatik yanıt metinleri
Merhaba, 14-25 Temmuz tarihleri arasında izindeyim ve e-postalarıma erişimim sınırlı olacak. 28 Temmuz’dan itibaren dönüş yapacağım. Acil konular için Burak Yalçın’a (burak.yalcin@example.com) ulaşabilirsiniz.
Hello, I am on leave from 14 to 25 July with limited access to email. I will reply after 28 July. For urgent matters, please contact Burak Yalçın (burak.yalcin@example.com).
Sık sorulan sorular
İzin dilekçesi elle mi yazılmalı?
Gerekmez. Bilgisayarda yazıp çıktısını imzalayabilir ya da şirketin kullandığı form veya sistem üzerinden talep oluşturabilirsiniz. Önemli olan talebin ve onayın kayıt altında olmasıdır.
Mazeret izni yıllık izinden düşülür mü?
Kanunda sayılan mazeret izinleri, yıllık izinden ayrı olarak düzenlenmiştir. Bordronuzda veya izin kayıtlarınızda bir karışıklık görürseniz insan kaynaklarından yazılı açıklama isteyin.
İzin talebim kabul edilmezse ne yapabilirim?
Önce gerekçesini sorun ve alternatif tarihler önerin. Haklarınızla ilgili bir tereddüt varsa genel bilgi için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının ALO 170 hattına başvurabilir, güncel kuralları csgb.gov.tr üzerinden takip edebilirsiniz.
Memurlar için de aynı kurallar mı geçerli?
Hayır. Bu yazıdaki maddeler İş Kanunu kapsamındaki işçiler içindir. Devlet memurlarının izinleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda ayrıca düzenlenmiştir; kurumunuzun personel birimine danışın.
İzin dönüşü, kariyerinizi gözden geçirmek için de iyi bir zamandır. Son dönemde üstlendiğiniz işleri ücretsiz CV oluşturucuda CV’nize ekleyerek belgelerinizi güncel tutabilir, şirket içi bir ilana başvurmak isterseniz kısa bir mektubu ön yazı aracıyla hazırlayabilirsiniz.
Öğrendiklerinizi uygulamaya koyun
Ücretsiz, üyeliksiz ve dakikalar içinde profesyonel bir CV oluşturun.